運維監(jiān)理服務(wù)最佳實踐之信息化資產(chǎn)管理

 摘要：在電子政務(wù)項目中，信息化資產(chǎn)不僅是甲方業(yè)務(wù)的重要支撐，更是維護國家經(jīng)濟安全、保障公共利益、推動國家經(jīng)濟發(fā)展的關(guān)鍵國有資產(chǎn)。近十年來，隨著云計算、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)和移動政務(wù)等技術(shù)廣泛應(yīng)用，使得信息化資產(chǎn)的規(guī)模不斷擴大、種類日益繁多，且價值昂貴。同時，新技術(shù)和新設(shè)備的不斷涌現(xiàn)也加速了信息化資產(chǎn)的更新?lián)Q代。然而，由于缺乏長效管理機制，信息化資產(chǎn)管理面臨著“賬賬不符”“賬實不符”，甚至國有資產(chǎn)流失等各類風險。因此，甲方亟需外部專業(yè)咨詢管理服務(wù)的支持。國研咨詢作為國內(nèi)首創(chuàng)運維監(jiān)理服務(wù)的咨詢單位，在2018年，著手信息化資產(chǎn)管理的專題研究，形成了全面、系統(tǒng)的信息化資產(chǎn)管理整體解決方案，并在多個項目中成功實踐，取得了顯著成效。

以我公司所負責的北京市某行政單位信息化項目為例，該用戶單位長期以來積累了大量的信息化資產(chǎn)，這些資產(chǎn)最早可追溯至20世紀90年代，總額已超越7.4億元，種類繁多，規(guī)?？涨?，資產(chǎn)分布在全市100多個辦公區(qū)內(nèi)，資產(chǎn)使用者近萬人，這些無疑對資產(chǎn)管理提出了極高的要求與挑戰(zhàn)。但是，由于缺少行之有效的管理機制，且管理過程的不規(guī)范，出現(xiàn)了一系列的管理問題。

一、主要問題

首先，是資產(chǎn)臺賬中缺少統(tǒng)一的資產(chǎn)登記標準，資產(chǎn)信息不準。一是在資產(chǎn)條目上，存在將設(shè)備、系統(tǒng)甚至項目、合同等作為一項資產(chǎn)登記入賬的情況，資產(chǎn)條目顆粒度不規(guī)范、不統(tǒng)一，直接影響后續(xù)的資產(chǎn)盤點、清查、處置等工作，徒增了資產(chǎn)管理成本及風險。二是在資產(chǎn)屬性的登記方面，資產(chǎn)臺賬中存在已登記的設(shè)備品牌、型號、數(shù)量、價值等信息錯誤的情況，主要因為資產(chǎn)登記時忽略了工程變更和決算攤銷等因素所導致的，為后續(xù)資產(chǎn)清查、審計等關(guān)鍵環(huán)節(jié)埋下了“盤虧”的隱患，甚至有可能觸及“國有資產(chǎn)流失”等紅線問題。

其次，是資產(chǎn)流轉(zhuǎn)節(jié)點缺乏管控，導致“資產(chǎn)遺失”。在資產(chǎn)盤點、處置等環(huán)節(jié)中，時常出現(xiàn)資產(chǎn)實物無法找到的情況。其根源主要有兩點，一是設(shè)備送修與外借管理松散，缺乏出/入庫記錄、簽收記錄等關(guān)鍵信息的記錄與保存，且在資產(chǎn)流轉(zhuǎn)期間未得到有效追蹤，增加了資產(chǎn)在流轉(zhuǎn)過程中遺失的風險；二是資產(chǎn)下線管理不完整，下線資產(chǎn)未能及時入庫管理，導致停用資產(chǎn)長期處于無人監(jiān)管的失控狀態(tài)，隨著系統(tǒng)升級改造、設(shè)備更新等，進一步加劇了資產(chǎn)遺失的風險。

最后，是精細化管理不足，資產(chǎn)管理效率較低。一方面，資產(chǎn)本身缺乏有效的編碼、標識，且登記信息不具體、不細致，不僅阻礙了資產(chǎn)的快速準確地查找、檢索和統(tǒng)計，而且還拖延了資產(chǎn)盤點和清查的時間，降低了整體管理效率，增加了管理成本及出錯的概率。另一方面，是資產(chǎn)管理信息化程度不高，資產(chǎn)信息的錄入、維護、審核、查詢等工作過度依賴人工操作，這不僅增加了管理成本，還增加了出錯的風險，進而影響資產(chǎn)管理的準確性和有效性。

二、解決方案

針對信息化資產(chǎn)管理過程中存在的各類問題，我們制定了全面、系統(tǒng)的解決方案，重點聚焦在規(guī)范資產(chǎn)管理過程和糾正歷史賬務(wù)信息兩個方面。
在規(guī)范資產(chǎn)管理過程方面。我們嚴格遵循《政府會計準則》，及國家、北京有關(guān)國有資產(chǎn)管理規(guī)定，結(jié)合資產(chǎn)管理的實際問題，圍繞著信息化資產(chǎn)的確認登記、資產(chǎn)維護、停用下線、資產(chǎn)處置等全生命周期，制定了詳細的管理規(guī)范，明確了各個關(guān)鍵節(jié)點的管理要求。

一是在資產(chǎn)確認登記方面，立足資產(chǎn)管理的精細化要求，從資產(chǎn)的盤點、清查、處置等核心需求出發(fā)，綜合考慮資產(chǎn)的折舊率、使用年限、耦合性等因素，明確了資產(chǎn)信息在登記入賬時，拆分或合并的基本原則；確立了以決算報告為首要依據(jù)，輔以竣工資產(chǎn)清單和采購合同（可信度依次遞減）登記的基本原則，結(jié)合資產(chǎn)信息登記的規(guī)范性審核、完整性審核、一致性審核，確保資產(chǎn)登記的嚴謹性和準確性，確保信息真實無誤，為后續(xù)資產(chǎn)管理工作提供堅實基礎(chǔ)。

二是在資產(chǎn)維護管理方面，細化了資產(chǎn)標識、設(shè)備送修、調(diào)配使用、資產(chǎn)信息變更等各節(jié)點的管理流程，設(shè)計了標準化的表單、報告模板，并在資產(chǎn)管理的過程中通過出/入庫審批、變更審核、持續(xù)跟蹤等管理機制，強化各項要求的執(zhí)行力度與全過程監(jiān)督，實現(xiàn)了管理過程留痕、信息可追溯，確保信息化資產(chǎn)全生命周期管理的規(guī)范化、標準化，極大地降低了資產(chǎn)遺失風險。

三是在資產(chǎn)下線方面，明確了下線入庫審批流程、存放標準等要求，特別是強調(diào)了軟件、數(shù)據(jù)等無形資產(chǎn)下線前的全面?zhèn)浞菖c歸檔工作，以及恢復資料編制要求等，結(jié)合資產(chǎn)信息核驗、入庫審批、定期盤點等措施，確保下線資產(chǎn)處于監(jiān)管狀態(tài)，降低資產(chǎn)遺失風險，為后續(xù)的資產(chǎn)盤點、清查及處置工作奠定基礎(chǔ)，提升了資產(chǎn)管理的效率與準確性。

四是在資產(chǎn)處置（報廢）方面，明確了具體的工作要求，包括處置（報廢）條件評估、處置資料收集、資產(chǎn)查驗、處置協(xié)調(diào)、處置信息留檔備案等。并結(jié)合資產(chǎn)處置（報廢）條件審核、資料完備性審核、資產(chǎn)點驗核查、處置信息留檔備案等具體工作，進一步保障了資產(chǎn)處置（報廢）過程的合規(guī)性，確保資產(chǎn)處置（報廢）信息完整與可追溯。

五是在資產(chǎn)精細化管理方面，在“資產(chǎn)名稱”“品牌型號”“存放地點”等34個信息項的基礎(chǔ)上，進一步豐富了資產(chǎn)信息維度，新增了“所屬項目”“所屬系統(tǒng)”“保修截止時間”“維護公司”等關(guān)鍵信息項，并將“存放地點”按照異地辦公區(qū)-樓層-房間-機柜逐級細化，同時圍繞“取得日期”“維護單位”“系統(tǒng)分類”等核心要素，自定義資產(chǎn)編碼規(guī)則并明確標識，極大提升了資產(chǎn)盤點與統(tǒng)計工作的效率與準確性，為資產(chǎn)的快速定位與高效管理提供了有力支持。此外，結(jié)合資產(chǎn)管理的實際場景，協(xié)助用戶單位梳理資產(chǎn)管理系統(tǒng)的功能需求，覆蓋多維統(tǒng)計分析、資產(chǎn)可靠性預警、文檔資料管理、資產(chǎn)流轉(zhuǎn)審批等多項內(nèi)容，大幅提升了資產(chǎn)管理工作的效率，還顯著增強了資產(chǎn)信息的準確性與有效性。

在歷史賬物信息的糾正方面，我們采取嚴謹?shù)墓ぷ鞣椒?，首先，依?jù)項目的決算報告、竣工資產(chǎn)清單以及采購合同等資料（按可信度遞減順序），細致地梳理并糾正了賬目中的偏差。其次，結(jié)合詳盡的實物盤點結(jié)果，消除了“粗粒度”和“賬實不符”等錯誤，確保賬目與實物的一致性。最后，對于實物“盤虧”或“盤盈”的情況，基于歷史資料深入調(diào)查，并形成了詳盡的書面報告。這一舉措不僅確保了資產(chǎn)信息的準確性和完整性，也為后續(xù)的資產(chǎn)管理提供了有力的數(shù)據(jù)支持。

三、服務(wù)成效

通過全面推行信息化資產(chǎn)管理方案，構(gòu)建了覆蓋資產(chǎn)確認登記、資產(chǎn)維護、停用下線、資產(chǎn)處置等全生命周期的長效管理機制，取得了顯著的實際成效。在本項目案例中：

一是對于資產(chǎn)臺賬中缺少統(tǒng)一的資產(chǎn)登記標準，資產(chǎn)臺賬信息不準的問題，通過建立資產(chǎn)登記標準，并強化審核流程，基本解決了過往資產(chǎn)登記工作中的不嚴謹、不規(guī)范問題，確保各項資產(chǎn)信息都能真實、準確地反映在資產(chǎn)賬目中，實現(xiàn)了用戶單位近5年信息化項目中累計采購的1.46億資產(chǎn)的精準登記，并有效支撐資產(chǎn)盤點、審計等工作。此外，通過資產(chǎn)梳理，識別并確認了1500余項存在“粗粒度”和“賬賬不符”等不規(guī)范、錯誤的資產(chǎn)信息，涉及金額約5240.4萬元，占比約14.3%，為后續(xù)資產(chǎn)信息校正及處置工作提供了有力支撐。

二是對于資產(chǎn)流轉(zhuǎn)節(jié)點缺乏管控，導致“資產(chǎn)遺失”的問題，通過加強對資產(chǎn)流轉(zhuǎn)關(guān)鍵節(jié)點的嚴格審核與實時監(jiān)控，輔以詳實記錄和持續(xù)跟蹤，消除了資產(chǎn)管理過程中的疏漏與盲點，確保每一步流轉(zhuǎn)都清晰可溯，從而大幅降低資產(chǎn)在流轉(zhuǎn)過程中被盜用、遺失的風險。同時，通過基于固定資產(chǎn)停用即入庫和無形資產(chǎn)停用即備份的機制，確保資產(chǎn)的安全存放和有效監(jiān)管，從根本上杜絕了“資產(chǎn)遺失”的問題，有效支撐了資產(chǎn)審計時無形資產(chǎn)的查驗工作。

三是對于資產(chǎn)管理精細化不足，資產(chǎn)管理效率較低的問題。通過完善、細化和校準資產(chǎn)統(tǒng)計信息，輔以資產(chǎn)管理工具的有效支撐，實現(xiàn)了資產(chǎn)精細化管理，有效支撐管理決策。在保障資產(chǎn)臺賬信息準確的基礎(chǔ)上，為資產(chǎn)采購、盤點、審計等工作提供了堅實的數(shù)據(jù)支撐，有效推動約1.52億元資產(chǎn)的處置工作，支撐了辦公區(qū)前置資產(chǎn)搬遷的總體部署和利舊使用的統(tǒng)籌管理，極大的提升了資產(chǎn)管理工作效率與工作成效。
在信息化資產(chǎn)管理方案的實施中，我們不僅建立了長效的全生命周期管理機制，并與信息化項目建設(shè)、系統(tǒng)轉(zhuǎn)運維、系統(tǒng)運行維護等多項工作深度融合。為進一步提升資產(chǎn)管理效率與精準度，我們提出充分應(yīng)用RFID技術(shù)的合理化建議，為資產(chǎn)標識、出入庫監(jiān)控、資產(chǎn)盤點等工作提供信息化支撐，持續(xù)提升資產(chǎn)管理水平。